En el entorno fiscal de México, el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) se ha convertido en el estándar para registrar operaciones comerciales y cumplir con las obligaciones fiscales.
Sin embargo, junto al CFDI principal (el archivo XML), existen archivos adicionales que complementan la información fiscal y administrativa del comprobante. Estos archivos son útiles para empresas, contadores y contribuyentes en general, ya que ofrecen mayor trazabilidad y respaldo documental.
¿En qué consiste la descarga de archivos adicionales?
Al momento de emitir o recibir un CFDI, la autoridad (SAT) genera varios elementos asociados. Además del archivo XML que representa el CFDI en sí mismo, se pueden obtener archivos complementarios que ayudan a interpretar, validar o almacenar de forma ordenada los comprobantes.
Estos archivos adicionales podrán descargarse de dos formas:
- De forma manual, desde el portal del SAT
- De forma automática por medio del programa Descargar CFDI o esta librería (DLL)
¿Qué archivos adicionales se pueden descargar?
Dentro de los archivos adicionales alrededor del CFDI (XML) que se pueden descargar, tenemos:
- PDF del CFDI: Representación impresa del XML, útil para revisión rápida.
- Detalle del CFDI: Documento que contiene datos del CFDI (Folio fiscal, Fecha y hora, tanto de emisión como de certificación, RFC y Nombre o Razón Social del receptor, Estado y Efecto del comprobante, Moneda y Monto total, Total de impuestos, trasladados y retenidos).
- Acuse de solicitud de cancelación: Documento que muestra la fecha y hora de solicitud, RFC del emisor, Folio fiscal, Estatus del proceso de cancelación, Motivo de cancelación, en su caso, el CFDI que reemplaza y sello digital del SAT.
- Acuse de cancelación: Documento oficial del SAT cuando se cancela un CFDI.
- Documentos relacionados: Documento que contiene el listado de documentos relacionados con el CFDI.
¿En qué casos no se pueden descargar?
Aunque la mayoría de los archivos adicionales están disponibles de forma inmediata, hay situaciones en las que su descarga no es posible:
- CFDI recibidos con estatus de Cancelado: Para el caso de los CFDI recibidos que tengan estatus como Cancelado, estos no podrán descargarse.
- Restricciones de acceso: Cuando el emisor o receptor no tienen contraseña o e.firma para ingresar al portal del SAT.
Beneficios de contar con los archivos adicionales
- Auditoría eficiente: Facilita el cruce de información entre sistemas y autoridades fiscales.
- Mayor respaldo legal: Tener acuses y complementos puede marcar la diferencia en una revisión del SAT.
- Visibilidad operativa: El PDF es práctico para verificación interna o con clientes que no manejan XML.
- Control documental: Agrupar archivos relacionados y mejora la gestión contable y documental.
Ventajas y desventajas
Ventajas:
- Facilita la revisión de comprobantes sin necesidad de herramientas XML.
- Refuerza la validez fiscal de la operación.
- Mejora la organización de la documentación contable.
Desventajas:
- No todos los sistemas los entregan automáticamente.
- Puede requerir conocimientos técnicos para manejar ciertos formatos.
Conclusión
La descarga de archivos adicionales del CFDI es una práctica recomendada que fortalece el cumplimiento fiscal y la organización contable. Conocer cuáles son, cómo obtenerlos y en qué casos pueden no estar disponibles es clave para cualquier empresa o profesional de la contabilidad que busque operar con eficiencia y seguridad frente al SAT.
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Hasta la próxima.