En la gestión empresarial, uno de los temas que más suele generar dudas, es la validez de los recibos de nómina que no tienen la firma del empleado, y este es justo el tema que estaremos tocando en este artículo.
Muchos empleadores y trabajadores se preguntan si es indispensable contar con la firma autógrafa en cada recibo o si basta con los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) emitidos por el patrón.
¿Qué establece la ley?
La Ley Federal del Trabajo (LFT) en su artículo 101 señala que los recibos impresos deberán contener la firma autógrafa del trabajador para su validez; sin embargo, los recibos de pago contenidos en comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) pueden sustituir a los recibos impresos.
¿Son válidos los CFDI en lugar de la firma?
Sí. El CFDI de nómina sustituye al recibo en papel y constituye el comprobante oficial de pago.
Para la autoridad fiscal y laboral, estos documentos son suficientes para acreditar la erogación del salario y el cumplimiento de las obligaciones patronales.
De esta forma, aunque el trabajador no firme de manera física un recibo, el CFDI timbrado cumple con los requisitos legales de comprobación.
Esto se debe a que contiene datos como percepciones, deducciones, retenciones y aportaciones, además de estar validado digitalmente con la firma electrónica avanzada del emisor.
Alternativas de verificación
Aunque los CFDI tienen validez por sí mismos, algunas empresas optan por complementar la información con métodos adicionales que brinden certeza tanto al patrón como al trabajador.
Entre ellos se encuentran:
- Recibos impresos con acuse de recibido: aunque no son obligatorios, pueden usarse como respaldo administrativo.
- Firmas electrónicas internas: plataformas de recursos humanos que permiten que el trabajador firme digitalmente su recibo de nómina.
- Correos de entrega: el envío del CFDI por correo al trabajador puede servir como evidencia de notificación.
- Plataformas de portal del empleado: acceso en línea donde el trabajador consulta y descarga sus comprobantes.
Recomendaciones para las empresas
- Emitir siempre CFDI timbrados de nómina, ya que son el único documento con plena validez fiscal.
- Conservar la información de forma digital, organizada y respaldada durante al menos cinco años.
- Capacitar a los trabajadores sobre la validez de los CFDI para evitar malentendidos.
- Implementar sistemas de control interno que documenten la entrega de los comprobantes.
Conclusión
Hoy en día, los recibos de nómina firmados en papel no son necesarios para acreditar el pago de salarios. Recordemos que el recibo de nómina en PDF es la representación impresa de un Comprobante Fiscal Digital a través de Internet (CFDI).
Lo que realmente otorga validez es el CFDI emitido y timbrado, el cual cumple con todos los requisitos legales.
Sin embargo, contar con mecanismos de verificación adicionales puede fortalecer la confianza entre empleador y trabajador, garantizando transparencia y seguridad en la relación laboral.
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Hasta la próxima.