El resguardo adecuado de la información de nómina es clave para cumplir obligaciones legales y evitar sanciones. Descubre cómo implementarlo correctamente.
La información de nómina constituye uno de los activos más sensibles de cualquier empresa, no solo por contener datos personales, sino también porque su manejo está regulado estrictamente por diversas autoridades. Por ello, implementar prácticas adecuadas para su resguardo es indispensable para asegurar el cumplimiento normativo y evitar problemas legales.
¿En qué consiste el resguardo de información de nómina?
Consiste en almacenar, proteger y gestionar adecuadamente los datos relacionados con salarios, impuestos, deducciones, prestaciones, y otros detalles personales de empleados. Esto implica mantener la información accesible y segura durante los períodos requeridos por distintas autoridades como el Servicio de Administración Tributaria (SAT), el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), entre otras.
¿Cuándo aplica?
El resguardo aplica permanentemente mientras exista una relación laboral, pero también después de terminada esta, dado que la información puede ser requerida por las autoridades fiscales y laborales hasta cinco años posteriores a la terminación del ejercicio fiscal correspondiente.
Características principales del resguardo de información
- Confidencialidad: Asegura que solo el personal autorizado accede a la información.
- Integridad: Garantiza que los datos se mantengan inalterados y exactos.
- Disponibilidad: La información debe estar accesible para auditorías o requerimientos legales.
- Seguridad: Protección física y digital contra accesos no autorizados.
Criterios de resguardo según diferentes autoridades
El fundamento principal se encuentra en el Código Fiscal de la Federación (CFF), la Ley del Seguro Social (LSS), la Ley Federal del Trabajo (LFT), y diversas resoluciones fiscales.
Cumplir estas normativas es obligatorio y protege a las empresas contra multas o sanciones por incumplimiento.
Cada autoridad establece tiempos específicos de conservación.
- SAT: Establece conservar comprobantes fiscales digitales (CFDI) de nómina, contratos, contabilidad electrónica, por al menos cinco años (CFF Art. 30) o hasta 10 si hay revisión.
- IMSS: Exige conservar información relacionada con pagos, prestaciones y registros de inscripción durante al menos cinco años (LSS Art. 15).
- STPS: Demanda mantener información laboral y salarial (contrato laboral, recibos de pago, listas de asistencia), hasta un año después de la terminación del vínculo laboral (LFT Art. 804).
Beneficios del resguardo adecuado
- Evita multas y sanciones de las autoridades.
- Facilita auditorías fiscales y laborales.
- Previene pérdidas económicas por litigios laborales.
- Mejora la organización interna y gestión documental.
Ventajas
- Protección contra riesgos legales.
- Mayor eficiencia administrativa.
- Incremento en la confianza de empleados y autoridades.
Desventajas
- Costos iniciales y de mantenimiento en tecnología y seguridad.
- Necesidad constante de actualización legal y técnica.
Cumplir con las prácticas correctas de resguardo de información de nómina no solo es obligatorio, sino que también fortalece a las empresas en términos de seguridad jurídica y eficiencia operativa. ¡Invierte en resguardar adecuadamente la información y protege tu negocio!
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Hasta la próxima.