El IMSS inició una transición que cambiará la forma en que las empresas se identifican al realizar gestiones electrónicas. La e.firma para trámites patronales del IMSS sustituirá al Número Patronal de Identificación Electrónica, conocido como NPIE, y a su certificado digital, por lo que conviene preparar la migración desde ahora.
El cambio fue formalizado mediante el Acuerdo ACDO.AS2.HCT.290626/176.P.DIR, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 16 de julio de 2026. Aunque el acuerdo entró en vigor al día siguiente, el Instituto estableció un periodo de transición de 90 días naturales para que patrones y sujetos obligados adopten el nuevo mecanismo.
La medida no debe interpretarse como una desactivación inmediata del NPIE. Sin embargo, esperar hasta los últimos días puede provocar retrasos si la e.firma está vencida, los archivos no están disponibles o la representación legal todavía no está vinculada correctamente.
¿Qué cambia con la eliminación del NPIE?
El acuerdo aprueba el uso exclusivo de la e.firma emitida por el SAT para los actos que patrones y sujetos obligados realicen ante el IMSS mediante medios electrónicos y que requieran una firma digital.
En términos prácticos, el NPIE y el certificado expedido por el propio Instituto dejarán de ser el mecanismo de identificación para estas operaciones. Los documentos firmados con la e.firma tendrán los mismos efectos legales y el mismo valor probatorio que aquellos presentados con firma autógrafa.
En su comunicado sobre la sustitución del NPIE, el IMSS señala que la medida busca simplificar los trámites, fortalecer la certeza sobre la identidad de quien realiza los movimientos afiliatorios y disminuir riesgos de suplantación, operaciones apócrifas o movimientos no reconocidos.
¿Cuándo dejará de utilizarse el NPIE?
El acuerdo concede un periodo de transición de 90 días naturales contados a partir de su publicación en el DOF. Durante ese plazo, los patrones y sujetos obligados deberán migrar al uso exclusivo de la e.firma.
El documento oficial no establece una fecha calendario específica para la conclusión de la transición. Por prevención, las empresas deberían completar sus pruebas y ajustes antes de octubre de 2026, sin depender de los últimos días del periodo.
Durante esta etapa, el IMSS también deberá realizar las adecuaciones tecnológicas necesarias. Por ello, podrían presentarse cambios graduales en pantallas, accesos o procesos. Será importante conservar los acuses y documentar cualquier incidencia que se presente al utilizar los servicios electrónicos.
¿Qué ocurre con los representantes legales?
Este es uno de los puntos que requiere mayor atención. Cuando un patrón o sujeto obligado autorice a un representante legal, administrador u otra persona para actuar en su nombre, la vinculación deberá efectuarse exclusivamente mediante el Escritorio Virtual del IMSS.
El representante tendrá que autenticarse con su propia e.firma. Además, la vinculación deberá ser firmada tanto por la persona representada como por quien actuará en su nombre, cada uno utilizando sus respectivos certificados.
Esto evita que la empresa resuelva el proceso simplemente compartiendo los archivos o la contraseña de la e.firma. Además de ser una mala práctica de seguridad, prestar estas credenciales dificulta identificar quién efectuó un movimiento y aumenta el riesgo de operaciones no autorizadas.
Las empresas deberán revisar quiénes están autorizados actualmente para realizar movimientos ante el IMSS y confirmar que las relaciones de representación continúen vigentes.
¿Afecta a todos los trámites del IMSS?
El acuerdo se refiere a los actos que patrones y sujetos obligados realicen mediante medios de comunicación electrónicos. Su título y el comunicado institucional ponen especial énfasis en los movimientos afiliatorios y en la vinculación de representantes legales.
Por ello, no conviene afirmar que cualquier trámite presencial desaparecerá o que todas las gestiones del IMSS cambiarán de inmediato. La modificación se concentra en la identificación y firma de actuaciones electrónicas. Los procedimientos presenciales y los requisitos particulares de cada trámite deberán revisarse por separado.
Si la empresa utiliza el Buzón IMSS, también te recomendamos leer nuestro artículo sobre la activación y funcionamiento del Buzón IMSS, debido a que este servicio también utiliza la e.firma como mecanismo de autenticación.
¿Qué deben revisar las empresas durante la transición?
La migración no debería limitarse a confirmar que existe un archivo con extensión .cer. El equipo responsable necesita comprobar que cuenta con todos los elementos necesarios y que estos corresponden al contribuyente correcto.
Antes de que concluya el periodo de transición, recomendamos:
- Validar que la e.firma de la empresa se encuentre vigente.
- Confirmar que se dispone del certificado
.cer, la llave privada.keyy la contraseña correcta. - Revisar la vigencia de la e.firma del representante legal y de las personas que serán vinculadas.
- Ingresar al Escritorio Virtual y comprobar que el acceso funcione.
- Confirmar que los datos del patrón, los registros patronales y los representantes sean correctos.
- Evitar compartir archivos y contraseñas por correo electrónico, mensajería instantánea o carpetas sin protección.
- Definir quién autorizará los movimientos y quién conservará los acuses.
- Realizar una prueba antes de que exista un trámite urgente.
También conviene crear un inventario de certificados, titulares, fechas de vencimiento y responsables de resguardo. El objetivo no es entregar las credenciales a más personas, sino saber quién las administra y anticipar su renovación.
¿Qué hacer si la e.firma está vencida?
La respuesta depende del titular, del tiempo transcurrido desde el vencimiento y de las condiciones que establezca el SAT para la renovación. Las personas físicas y morales tienen procedimientos diferentes, por lo que no debe aplicarse una misma solución a todos los casos.
El SAT cuenta con un servicio para validar la vigencia de la e.firma. Esta revisión permite confirmar si el certificado todavía puede utilizarse antes de intentar ingresar a las plataformas del IMSS.
En el caso de las personas morales, el SAT también contempla la posibilidad de renovar el certificado de e.firma de una empresa por Internet cuando se cumplen las condiciones establecidas por la autoridad.
En nuestro blog puedes consultar la guía para renovar la e.firma del SAT en línea y el artículo donde explicamos qué es la e.firma y qué archivos la integran.
Antes de iniciar cualquier procedimiento, confirma siempre los requisitos vigentes en el portal oficial del SAT.
Errores que pueden detener un trámite patronal
La transición puede parecer sencilla, pero existen fallas que suelen descubrirse cuando el movimiento ya es urgente:
- El certificado pertenece al representante, pero el trámite requiere el de la empresa.
- La llave privada no corresponde al archivo
.cer. - La contraseña se desconoce o fue registrada incorrectamente.
- El certificado venció y nadie inició la renovación.
- El representante legal cambió y la información no está actualizada.
- La vinculación no fue completada o firmada por ambas partes.
- Los certificados fueron renovados, pero el personal continúa utilizando los archivos anteriores.
- Los archivos están almacenados en un equipo al que ya no se tiene acceso.
- Nadie tiene asignada la responsabilidad de conservar los acuses.
Estos problemas pueden retrasar altas, bajas, modificaciones salariales u otras gestiones electrónicas. La principal medida preventiva es probar el acceso con anticipación y documentar quién debe intervenir cuando se presente una incidencia.
No compartas la e.firma para resolver la transición
La e.firma no debe tratarse como una contraseña genérica de la empresa. Su utilización permite identificar al titular y firmar documentos con efectos jurídicos.
Entregar los archivos y la contraseña a diferentes colaboradores, despachos o proveedores puede ocasionar movimientos no autorizados y dificultar la identificación de la persona que realizó una operación.
La nueva vinculación mediante el Escritorio Virtual permite que cada representante utilice su propia e.firma. Esta alternativa ofrece mayor trazabilidad y evita que la empresa comparta indiscriminadamente sus credenciales.
Cada organización debería establecer reglas internas sobre:
- Quién puede utilizar la e.firma de la persona moral.
- Dónde se almacenarán el certificado y la llave privada.
- Cómo se entregará temporalmente el acceso cuando sea indispensable.
- Quién revisará los movimientos realizados.
- Cuánto tiempo se conservarán los acuses.
- Qué procedimiento se seguirá cuando cambie un representante.
Recomendación final
La eliminación del NPIE no es solo un cambio de contraseña o de archivo digital. Implica trasladar la identificación patronal a un certificado con efectos jurídicos, cuyo uso debe controlarse con mayor rigor.
Las empresas deberían aprovechar el periodo de transición para validar certificados, actualizar representantes, probar el Escritorio Virtual y establecer reglas de resguardo. Actuar con anticipación reduce el riesgo de que una e.firma vencida o una vinculación incompleta detengan un movimiento afiliatorio importante.
No es recomendable esperar a que el NPIE deje de funcionar para comenzar las pruebas. Una revisión preventiva permitirá detectar certificados vencidos, contraseñas incorrectas, cambios de representante o problemas de acceso antes de que exista una obligación urgente.
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