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Resguardo Seguro de Información de Nómina: Evita Riesgos Legales

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El resguardo adecuado de la información de nómina es clave para cumplir obligaciones legales y evitar sanciones. Descubre cómo implementarlo correctamente.
La información de nómina constituye uno de los activos más sensibles de cualquier empresa, no solo por contener datos personales, sino también porque su manejo está regulado estrictamente por diversas autoridades. Por ello, implementar prácticas adecuadas para su resguardo es indispensable para asegurar el cumplimiento normativo y evitar problemas legales.

¿En qué consiste el resguardo de información de nómina?
Consiste en almacenar, proteger y gestionar adecuadamente los datos relacionados con salarios, impuestos, deducciones, prestaciones, y otros detalles personales de empleados. Esto implica mantener la información accesible y segura durante los períodos requeridos por distintas autoridades como el Servicio de Administración Tributaria (SAT), el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), entre otras.

¿Cuándo aplica?
El resguardo aplica permanentemente mientras exista una relación laboral, pero también después de terminada esta, dado que la información puede ser requerida por las autoridades fiscales y laborales hasta cinco años posteriores a la terminación del ejercicio fiscal correspondiente.

Características principales del resguardo de información

  • Confidencialidad: Asegura que solo el personal autorizado accede a la información.
  • Integridad: Garantiza que los datos se mantengan inalterados y exactos.
  • Disponibilidad: La información debe estar accesible para auditorías o requerimientos legales.
  • Seguridad: Protección física y digital contra accesos no autorizados.

Criterios de resguardo según diferentes autoridades
El fundamento principal se encuentra en el Código Fiscal de la Federación (CFF), la Ley del Seguro Social (LSS), la Ley Federal del Trabajo (LFT), y diversas resoluciones fiscales.
Cumplir estas normativas es obligatorio y protege a las empresas contra multas o sanciones por incumplimiento.
Cada autoridad establece tiempos específicos de conservación.

  • SAT: Establece conservar comprobantes fiscales digitales (CFDI) de nómina, contratos, contabilidad electrónica, por al menos cinco años (CFF Art. 30) o hasta 10 si hay revisión.
  • IMSS: Exige conservar información relacionada con pagos, prestaciones y registros de inscripción durante al menos cinco años (LSS Art. 15).
  • STPS: Demanda mantener información laboral y salarial (contrato laboral, recibos de pago, listas de asistencia), hasta un año después de la terminación del vínculo laboral (LFT Art. 804).

Beneficios del resguardo adecuado

  • Evita multas y sanciones de las autoridades.
  • Facilita auditorías fiscales y laborales.
  • Previene pérdidas económicas por litigios laborales.
  • Mejora la organización interna y gestión documental.

Ventajas

  • Protección contra riesgos legales.
  • Mayor eficiencia administrativa.
  • Incremento en la confianza de empleados y autoridades.

Desventajas

  • Costos iniciales y de mantenimiento en tecnología y seguridad.
  • Necesidad constante de actualización legal y técnica.

Cumplir con las prácticas correctas de resguardo de información de nómina no solo es obligatorio, sino que también fortalece a las empresas en términos de seguridad jurídica y eficiencia operativa. ¡Invierte en resguardar adecuadamente la información y protege tu negocio!

Esperamos que este artículo te haya sido de utilidad y te invitamos a estar atento a este blog y a seguirnos en nuestras redes sociales (Twitter, Facebook, YouTube), donde estaremos publicando más contenido de este estilo.

Hasta la próxima.

Conoce el catálogo de empresas con registro en el REPSE

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La Secretaría del Trabajo y Previsión Social, con base en lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo, ha puesto a disposición de los contribuyentes, el catálogo de aquellas empresas que han cumplido con la condición para poder prestar los servicios especializados, consistente en el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE).

Dicho catálogo está disponible para su consulta en la página de la Secretaría, por lo que la autoridad recomienda que si se van a contratar servicios especializados es importante verificar que cuenten con el registro en el REPSE.

A continuación, te decimos cómo consultar el catálogo, para ello deberás de dar clic en la siguiente liga:

Catálogo REPSE

Una vez que se esta en la página principal, deberás de dar clic en la opción “CONSULTA EL CATÁLOGO” donde se desplegará la siguiente información:

“En cumplimiento a lo establecido en el artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo, que establece la obligación de publicar en un portal de internet el padrón de personas físicas o morales que obtengan el registro para proporcionar servicios especializados o la ejecución de obras especializadas mediante subcontratación, se pone a disposición de cualquier interesado la versión pública del Padrón Público de Contratistas de Servicios Especializados u Obras Especializadas.
Lo anterior con apoyo en lo dispuesto por los artículos 2, fracción XVII, 5 y 22, fracción VIII de la Ley General de Protección de Datos Personales en posesión de Sujetos Obligados; 120, segundo párrafo, fracción I de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y 117, segundo párrafo, fracción I de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.”

Podrás acceder al catálogo, dando clic al botón “Consultar” acción que desplegará una relación de empresas con la siguiente información:

  • Razón social
  • Número de registro
  • Botón “Seleccionar”

Al dar clic al botón “Seleccionar” se desplegarán los siguientes datos:

  • Folio
  • Nombre o Razón Social
  • Entidad y Municipio
  • Número y Fecha del aviso de registro
  • Relación de las actividades o servicios ofrecidos

Para mayor comodidad, la aplicación permite realizar búsquedas por medio del nombre o razón social.

Al día de hoy, el catálogo se encuentra integrado por 25,283 registros (empresas).

Si tienes alguna duda con respecto a esta publicación, te invitamos a que nos contactes por medio del chat que aparece en nuestra página www.facturando.mx donde con gusto un asesor te atenderá.

Hasta la próxima.

Conoce las sanciones por contratar empresas sin registro REPSE

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Como sabrás, derivado de los cambios realizados a la reforma correspondiente a la subcontratación (outsourcing) existe un punto muy importante que debes de tener en cuenta, por lo que te explicamos en que consiste.

Las empresas que brindan servicios especializados tienen la obligación de estar inscritos ante el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE), por lo que la Ley Federal del Trabajo, en su artículo 15 establece que tanto las personas físicas como morales que proporcionen servicios especializados o ejecuten obras especializadas deberán de contar con un registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).

En consecuencia, las empresas prestadoras de estos servicios, que no realicen o no cuenten con este registro y trabajen en la ilegalidad, y de acuerdo con la Ley Federal del Trabajo (LFT), se harán acreedores a la siguiente multa:

  • Se impondrá una multa de 2,000 a 50,000 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA), esto es, teniendo en cuenta que la UMA para 2021 es de $ 89.62 pesos, la multa va desde $ 179,240 hasta los $ 4,481,000 pesos.

Pero eso no es todo, ya que esta multa podrá ser aplicable no solo para la empresa prestadora del servicio sino también para la contratante de los mismos, es decir, la que se beneficie de la subcontratación.

Por lo que es de suma importancia que antes de contratar un servicio especializado, te cerciores de que la empresa prestadora del servicio cuente con el registro correspondiente.

Si deseas saber cómo y dónde consultar las empresas que ya cuentan con este registro, te invitamos a dar clic a la siguiente liga que lleva al blog que hemos preparado para ti con respecto a este tema.

Consulta catálogo REPSE

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Hasta la próxima.

Prórroga otorgada al Outsourcing

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En la pasada sesión plenaria de la cámara de diputados, la Comisión Permanente del Congreso de la Unión discutió y aprobó distintos asuntos, entre ellos el tema presentado el 22 de julio referente a reformar los artículos transitorios primero, tercero, cuarto, quinto sexto y séptimo del decreto en materia de subcontratación laboral, publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) del 23 de abril de 2021.

Nueva vigencia
Con lo anterior, se autoriza ampliar los plazos al 1 de septiembre de 2021, para que las empresas que proporcionan servicios de subcontratación cumplan con:

  • La obligación del registro en el REPSE por parte de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS).
  • La entrada en vigor de los aspectos fiscales (deducciones, acreditamientos, etc.).
  • Las empresas que operan bajo un régimen de subcontratación laboral tendrán hasta el 1 de septiembre para traspasar a sus trabajadores al nuevo régimen de subcontratación de servicios u obras especializados.
  • La obtención de los registros patronales por clase, conforme a lo dispuesto en el segundo párrafo del artículo 75 de la ley del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) se amplia al 1 de septiembre de 2021, donde se podrán dar de baja los registros patronales y de proceder solicitar al instituto se otorgue un nuevo registro patronal.

Con ello, se busca un trato justo a los empleadores sin dar cabida a que continúen las practicas abusivas o simuladas del Outsourcing.

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Hasta la próxima.