¿Necesitas el XML de una factura? Así lo descargas del SAT

¿Necesitas recuperar el XML de una factura que emitiste o recibiste? Para descargar un CFDI del SAT no necesitas contratar ningún servicio: puedes hacerlo gratuitamente desde el portal de la autoridad, utilizando tu RFC y Contraseña o e.firma.

El procedimiento es útil cuando extraviaste un comprobante, necesitas recuperar una factura de meses anteriores o simplemente quieres conservar una copia de tus archivos electrónicos.

Te explicamos cómo localizar una factura por su folio fiscal (UUID) o fecha de emisión, descargar el XML y qué hacer cuando no aparece en los resultados.

¿Qué necesitas para descargar un CFDI del SAT?

Antes de comenzar, ten a la mano:

• RFC: el correspondiente al contribuyente que emitió o recibió la factura.
• Contraseña del SAT o e.firma: cualquiera de estos medios permite acceder al servicio de consulta y recuperación.
• Folio fiscal (UUID): si lo conoces, facilita localizar una factura específica.
• Fecha aproximada de emisión: es útil cuando no cuentas con el UUID.

El UUID es un identificador de 36 caracteres asignado al CFDI. Puedes encontrarlo en la representación impresa de una factura, generalmente cerca de los datos de certificación.

Recuerda que el XML es el comprobante fiscal electrónico. El PDF facilita su lectura, pero no sustituye al archivo XML timbrado.

¿Cómo descargar un CFDI del SAT paso a paso?

El SAT dispone de un servicio gratuito para consultar y recuperar comprobantes fiscales emitidos y recibidos.

Sigue estos pasos:

1. Ingresa a Consulta y recuperación de comprobantes del SAT.
2. Haz clic en «Iniciar».
3. Accede utilizando tu RFC y Contraseña del SAT o tu e.firma.
4. Selecciona «Consultar facturas emitidas» o «Consultar facturas recibidas», según lo que necesites recuperar.
5. Elige el criterio de búsqueda: folio fiscal o periodo de emisión.
6. Captura la información correspondiente y ejecuta la consulta.
7. Localiza el comprobante en los resultados y selecciona la opción para descargar su archivo XML.
8. Guarda el archivo y comprueba que corresponda a la factura que buscabas.

La diferencia entre ambos tipos de consulta es sencilla:

Tipo	¿Qué facturas encontrarás?
Emitidas	Aquellas en las que tu RFC aparece como emisor.
Recibidas	Aquellas en las que tu RFC aparece como receptor.

Por ejemplo, si necesitas recuperar la factura de una compra que realizaste, normalmente deberás consultar tus CFDI recibidos.

¿Cómo encontrar una factura por UUID o fecha?

El SAT permite utilizar diferentes criterios para localizar un comprobante.

Búsqueda por folio fiscal (UUID)

Es la opción más conveniente cuando conoces el identificador de la factura.

Captura el UUID completo y realiza la búsqueda. Si el comprobante corresponde al RFC consultado y está disponible en el servicio, podrás localizarlo para su recuperación.

Búsqueda por fecha de emisión

Si no conoces el UUID, utiliza el periodo en el que aproximadamente se generó la factura.

Puedes ajustar los filtros disponibles para identificarla, incluyendo la información del emisor o receptor y el estado del comprobante, cuando corresponda.

Consejo: si la búsqueda devuelve demasiados resultados, utiliza un periodo más corto. Esto facilita encontrar la factura correcta y evita revisar documentos innecesarios.

¿Qué hacer si no encuentras el XML?

Si después de consultar el SAT no aparece la factura que necesitas, no significa necesariamente que el comprobante no exista.

Antes de repetir la búsqueda, revisa lo siguiente:

1. Tipo de consulta: comprueba que estés buscando en facturas emitidas o recibidas, según corresponda.
2. RFC utilizado: asegúrate de ingresar con el contribuyente correcto.
3. Fechas: verifica el periodo de emisión. Una fecha incorrecta puede dejar fuera el comprobante.
4. Folio fiscal: revisa que el UUID esté completo y no contenga errores.
5. Estado del comprobante: considera los filtros de facturas vigentes y canceladas.

Si tienes el UUID, también puedes utilizar el verificador gratuito de CFDI del SAT para comprobar si el documento está registrado y conocer su estado.

Importante: verificar un CFDI no es lo mismo que descargar su XML. El verificador informa sobre el comprobante, mientras que el servicio de recuperación permite obtener el archivo electrónico.

Si el portal presenta fallas o no devuelve resultados, puedes intentar la consulta nuevamente más tarde.

¿Cuántas facturas puedes descargar desde el SAT?

De acuerdo con la información publicada por el SAT, su portal muestra los primeros 500 CFDI por consulta y permite recuperar hasta 2,000 archivos XML al día.

Estos límites corresponden a la consulta y recuperación mediante el portal; no deben confundirse con las capacidades de otros métodos de descarga.

Si solamente necesitas recuperar una o unas cuantas facturas, el procedimiento manual suele ser suficiente.

Pero cuando debes obtener cientos o miles de comprobantes, conviene considerar otras alternativas.

En nuestro artículo ¿Cómo descargar tus XML del SAT? Opciones y límites explicamos las diferencias entre la consulta manual y los mecanismos de descarga masiva.

¿Cómo descargar varios CFDI y generar sus PDF automáticamente?

Aunque puedes descargar un CFDI del SAT de forma manual, repetir el procedimiento para numerosas facturas puede consumir bastante tiempo.

En Facturando contamos con nuestro programa Descargar CFDI, diseñado para recuperar comprobantes electrónicos directamente de los servidores del SAT.

Con nuestro programa puedes:

• Descargar automáticamente los XML de tus comprobantes emitidos y recibidos.
• Utilizar filtros por fechas, RFC, tipo y estado del comprobante.
• Organizar los archivos descargados en carpetas.
• Consultar el estado de tus CFDI.
• Generar automáticamente su representación impresa en PDF durante la descarga, activando la opción correspondiente.
• Generar posteriormente los PDF de archivos XML que ya tengas almacenados.

La generación de los PDF utiliza plantillas que puedes personalizar con el logotipo y otros elementos de tu empresa.

De esta manera, puedes recuperar tus comprobantes y obtener sus representaciones impresas sin convertir cada archivo manualmente.

¿Desarrollas software?

También contamos con nuestra DLL Electronic Document Download (EDD), que permite integrar la consulta y descarga de CFDI directamente en tus aplicaciones.

¿Cómo conservar correctamente tus facturas descargadas?

Una vez recuperados los XML, te recomendamos organizarlos por RFC, año, mes y tipo de comprobante.

No dependas únicamente de las representaciones impresas. Conserva también los archivos XML y realiza respaldos periódicos.

Si necesitas utilizar un comprobante para efectos contables o fiscales, comprueba que sus datos sean correctos y que su estado en el SAT corresponda con la operación.

Conclusión

Como puedes ver, descargar un CFDI del SAT es un procedimiento gratuito que te permite recuperar el XML de una factura emitida o recibida.

Para una consulta ocasional, el portal del SAT es una buena alternativa. Si necesitas obtener muchos archivos, nuestro programa Descargar CFDI te ayuda a automatizar la recuperación y generar sus PDF.

Para conocer más herramientas y recomendaciones sobre facturación electrónica, te invitamos a suscribirte a nuestro canal de YouTube.

Temas relacionados

• ¿Cómo descargar tus XML del SAT? Opciones y límites — conoce las alternativas para recuperar grandes cantidades de comprobantes.
• Web service del SAT para la descarga masiva de XML — funcionamiento de la recuperación automatizada.
• Comparativo del web service del SAT y la descarga tradicional — diferencias entre ambos métodos.