Recibir un oficio, resolución, acuse o documento que aparentemente proviene del SAT no significa que tengas que confiar únicamente en el logotipo, el correo o la apariencia del archivo. Existen herramientas oficiales para verificar documentos SAT y comprobar si la información coincide con la registrada por la autoridad y con la firma electrónica del funcionario que lo emitió.
¿Qué significa verificar la integridad y autoría?
El SAT utiliza la expresión integridad y autoría para referirse al mecanismo que permite comprobar que un documento fue efectivamente emitido por la autoridad y firmado electrónicamente por el funcionario competente.
Dependiendo del tipo de documento, la consulta permite revisar datos relevantes, comprobar la vigencia del certificado utilizado para firmarlo y visualizar una copia fiel del documento registrado por el SAT.
Esto es importante porque un archivo con apariencia oficial, logotipos y nombres de funcionarios no demuestra por sí solo su autenticidad.
¿Cómo verificar documentos SAT recibidos por Buzón Tributario?
Si el documento llegó mediante el Buzón Tributario, el SAT tiene una herramienta específica para las notificaciones electrónicas.
No necesitas autenticarte con Contraseña o e.firma para utilizarla. Puedes realizar la consulta utilizando los datos del acto administrativo o mediante el código QR incluido en el documento.
Cuando utilizas los datos del acto, el SAT solicita:
- número de folio;
- RFC del contribuyente; y
- últimos ocho caracteres de la firma electrónica avanzada.
Después de realizar la consulta puedes comprobar información del documento, revisar la vigencia del certificado con el que fue firmado y visualizar una copia fiel de lo registrado por la autoridad.
Accede al servicio oficial para validar documentos notificados electrónicamente
¿Qué documentos del Buzón Tributario puedes comprobar?
El SAT identifica tres documentos directamente relacionados con una notificación electrónica:
- Acuse de notificación.
- Constancia de notificación.
- Documento notificado.
No cumplen la misma función. El acuse se genera cuando el contribuyente se notifica electrónicamente dentro del plazo; la constancia puede generarse cuando no abre el documento dentro de los tres días hábiles; y el documento notificado contiene el acto administrativo enviado por la autoridad.
Si quieres entender cómo funcionan esos plazos y por qué actualmente se habla de 3 y 20 días, en nuestro artículo Buzón Tributario: ¿tienes 3 o 20 días para una notificación? explicamos por separado el reloj del contribuyente y el del SAT.
¿También puedes verificar documentos SAT entregados en papel?
Sí. Existe una segunda herramienta para actos administrativos firmados electrónicamente que fueron notificados de manera personal y entregados como documentos impresos.
Este servicio tampoco requiere autentificación.
El procedimiento consiste en introducir los datos que solicita la aplicación y comprobar que el documento recibido coincida con el registrado por el SAT.
La consulta permite revisar información relevante, verificar la vigencia del certificado utilizado por el funcionario y visualizar una copia fiel del documento.
Consulta el servicio para documentos notificados personalmente
Por eso, recibir un documento directamente de un notificador no impide comprobar posteriormente su integridad y autoría.
¿Y si el documento no llegó por Buzón ni personalmente?
Existe una tercera ruta.
El SAT permite comprobar documentos firmados electrónicamente con la e.firma o sello digital de funcionarios competentes que no fueron notificados mediante Buzón Tributario ni de manera personal.
La propia autoridad menciona como ejemplo las copias certificadas de documentos emitidas por el SAT.
Para estas consultas se utilizan datos contenidos en el documento, como:
- número de folio;
- RFC del destinatario; y
- caracteres de la firma electrónica del funcionario competente.
Al realizar la búsqueda puedes comparar el documento con el registrado por la autoridad y visualizar una copia fiel.
Verifica otros documentos firmados electrónicamente por funcionarios del SAT
Antes de verificar documentos SAT, por tanto, conviene identificar primero cómo recibiste el documento para utilizar la herramienta adecuada.
¿El código QR también sirve para comprobarlo?
Sí. La RMF contempla la posibilidad de validar documentos que contienen un código QR utilizando un dispositivo capaz de leerlo.
En los documentos notificados electrónicamente, el SAT explica que al escanear el código puedes llegar directamente a la sección de validación y visualizar los datos y el documento firmado electrónicamente.
Antes de proporcionar información, revisa siempre que el código QR te haya dirigido realmente a un dominio oficial del SAT.
El QR facilita la consulta, pero el objetivo sigue siendo el mismo: comparar lo que recibiste con la información registrada por la autoridad.
¿Qué hacer si la información no coincide?
Una consulta sin coincidencia no demuestra automáticamente que el documento sea falso.
Primero revisa que:
- elegiste la herramienta correcta;
- capturaste correctamente el RFC;
- el folio o número de referencia coincide;
- utilizaste los caracteres correctos de la firma; y
- el documento corresponde al tipo de validación seleccionado.
Para determinados documentos firmados electrónicamente, el SAT indica que si la información obtenida no coincide puede presentarse un caso de aclaración a través de su portal.
Si el documento contiene un requerimiento, resolución o plazo, no conviene ignorarlo únicamente porque la primera consulta haya fallado. Conserva el archivo original y solicita la aclaración mediante los canales oficiales.
No confundas la verificación del SAT con la del IMSS
El SAT y el IMSS cuentan con herramientas para comprobar documentos firmados electrónicamente, pero son procedimientos independientes.
Un documento del SAT debe validarse utilizando los servicios del SAT, mientras que un documento emitido por el IMSS debe comprobarse en la plataforma del Instituto.
Los datos solicitados tampoco son iguales. En los servicios del SAT pueden intervenir el RFC, folio o número de referencia y datos de la firma electrónica. El IMSS utiliza su propio mecanismo y sus propios identificadores.
En nuestro artículo ¿Recibiste un documento del IMSS? Así puedes comprobar si es auténtico explicamos específicamente cómo funciona la validación del Instituto.
Que ambas autoridades utilicen los términos integridad y autoría no significa que exista una plataforma única para comprobar documentos de todas las dependencias.
Antes de dar por válido un documento del SAT
Verificar documentos SAT es un control sencillo que puede aportar mayor certeza antes de responder un requerimiento, integrar un expediente o compartir un acto con las áreas contable, administrativa o jurídica.
Conserva el documento original y, cuando corresponda, también el acuse o constancia relacionados con la notificación.
La validación de integridad y autoría permite comprobar el origen del documento, pero no sustituye la revisión de su contenido ni detiene los plazos que puedan estar corriendo.
Cuando el documento proviene del Buzón Tributario, revisa además la fecha en que se tuvo por realizada la notificación y cualquier plazo específico establecido en el acto.
Síguenos en YouTube
En nuestro canal de YouTube compartimos cursos, explicaciones y novedades sobre SAT, CFDI y temas fiscales que afectan el trabajo diario de contadores y empresas.