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Resguardo Seguro de Información de Nómina: Evita Riesgos Legales

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El resguardo adecuado de la información de nómina es clave para cumplir obligaciones legales y evitar sanciones. Descubre cómo implementarlo correctamente.
La información de nómina constituye uno de los activos más sensibles de cualquier empresa, no solo por contener datos personales, sino también porque su manejo está regulado estrictamente por diversas autoridades. Por ello, implementar prácticas adecuadas para su resguardo es indispensable para asegurar el cumplimiento normativo y evitar problemas legales.

¿En qué consiste el resguardo de información de nómina?
Consiste en almacenar, proteger y gestionar adecuadamente los datos relacionados con salarios, impuestos, deducciones, prestaciones, y otros detalles personales de empleados. Esto implica mantener la información accesible y segura durante los períodos requeridos por distintas autoridades como el Servicio de Administración Tributaria (SAT), el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), entre otras.

¿Cuándo aplica?
El resguardo aplica permanentemente mientras exista una relación laboral, pero también después de terminada esta, dado que la información puede ser requerida por las autoridades fiscales y laborales hasta cinco años posteriores a la terminación del ejercicio fiscal correspondiente.

Características principales del resguardo de información

  • Confidencialidad: Asegura que solo el personal autorizado accede a la información.
  • Integridad: Garantiza que los datos se mantengan inalterados y exactos.
  • Disponibilidad: La información debe estar accesible para auditorías o requerimientos legales.
  • Seguridad: Protección física y digital contra accesos no autorizados.

Criterios de resguardo según diferentes autoridades
El fundamento principal se encuentra en el Código Fiscal de la Federación (CFF), la Ley del Seguro Social (LSS), la Ley Federal del Trabajo (LFT), y diversas resoluciones fiscales.
Cumplir estas normativas es obligatorio y protege a las empresas contra multas o sanciones por incumplimiento.
Cada autoridad establece tiempos específicos de conservación.

  • SAT: Establece conservar comprobantes fiscales digitales (CFDI) de nómina, contratos, contabilidad electrónica, por al menos cinco años (CFF Art. 30) o hasta 10 si hay revisión.
  • IMSS: Exige conservar información relacionada con pagos, prestaciones y registros de inscripción durante al menos cinco años (LSS Art. 15).
  • STPS: Demanda mantener información laboral y salarial (contrato laboral, recibos de pago, listas de asistencia), hasta un año después de la terminación del vínculo laboral (LFT Art. 804).

Beneficios del resguardo adecuado

  • Evita multas y sanciones de las autoridades.
  • Facilita auditorías fiscales y laborales.
  • Previene pérdidas económicas por litigios laborales.
  • Mejora la organización interna y gestión documental.

Ventajas

  • Protección contra riesgos legales.
  • Mayor eficiencia administrativa.
  • Incremento en la confianza de empleados y autoridades.

Desventajas

  • Costos iniciales y de mantenimiento en tecnología y seguridad.
  • Necesidad constante de actualización legal y técnica.

Cumplir con las prácticas correctas de resguardo de información de nómina no solo es obligatorio, sino que también fortalece a las empresas en términos de seguridad jurídica y eficiencia operativa. ¡Invierte en resguardar adecuadamente la información y protege tu negocio!

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Hasta la próxima.

CFDI emitido por empresas dadas de baja en el REPSE

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¿Qué implicaciones tiene?
En el contexto actual de fiscalización, uno de los temas que ha cobrado relevancia entre los contribuyentes que contratan servicios especializados o ejecución de obras es el uso de CFDI emitidos por empresas dadas de baja en el REPSE. Esta situación puede representar un riesgo fiscal importante, especialmente cuando se desconoce el estatus del proveedor ante este padrón.

¿En qué consiste?
El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) es un requisito obligatorio para las empresas que brindan este tipo de servicios conforme a lo dispuesto por la Ley Federal del Trabajo tras la reforma en materia de subcontratación. La finalidad es garantizar que estas empresas cumplan con sus obligaciones fiscales y laborales.

Cuando una empresa está dada de baja del REPSE, ya sea por incumplimiento de obligaciones o por decisión de la STPS, sus comprobantes fiscales (CFDI) pierden validez para efectos de deducción de impuestos y acreditamiento del IVA por parte del contratante.

Características principales

  • El REPSE es un requisito legal para ciertos servicios especializados.
  • Las empresas dadas de baja no pueden emitir CFDI válidos para efectos fiscales.
  • El SAT puede rechazar deducciones y acreditamientos vinculados a estos comprobantes.
  • Los contribuyentes son responsables de verificar la vigencia del registro REPSE de sus proveedores.

Requisitos para deducir correctamente
Para poder deducir los pagos y acreditar el IVA correspondientes a servicios especializados, el contratante debe:

  1. Verificar que el proveedor esté vigente en el REPSE
  2. Contar con el contrato de servicios especializados conforme a la Ley.
  3. Asegurarse de que el CFDI cumpla con los requisitos fiscales y legales.
  4. Tener evidencia del cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social del proveedor.

Beneficios de la verificación

  • Evita sanciones y créditos fiscales por deducciones improcedentes.
  • Fortalece el cumplimiento de las obligaciones patronales.
  • Mejora el control de proveedores y mitiga riesgos ante auditorías del SAT o del IMSS.

Desventajas y consecuencias

  • Si el proveedor fue dado de baja, los CFDI emitidos ya no serán válidos para deducir ISR ni acreditar IVA.
  • El SAT puede requerir el pago de impuestos omitidos, recargos y multas.
  • Puede implicar sanciones adicionales si se considera evasión o simulación de operaciones.

Sustento legal
Este criterio se fundamenta en diversas disposiciones legales, entre ellas:

  • Artículo 15-D del Código Fiscal de la Federación (CFF): establece que las operaciones con proveedores que no cumplen con sus obligaciones pueden considerarse no deducibles.
  • Artículo 27, fracción V de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR): señala que para ser deducibles, los gastos deben cumplir con requisitos específicos, incluyendo la legalidad del proveedor.
  • Artículo 5, fracción II de la Ley del IVA: condiciona el acreditamiento del impuesto al cumplimiento de requisitos por parte del proveedor.
  • Artículo 15, de la Ley Federal del Trabajo: que el contratista cuente con el registro correspondiente.

Conclusión:
Es crucial que, como contribuyente, verifiques periódicamente el estatus REPSE de tus proveedores. La emisión o recepción de un CFDI no garantiza automáticamente su validez fiscal si el emisor ha sido dado de baja del padrón. La prevención, la documentación adecuada y el cumplimiento de los requisitos legales son la mejor defensa ante revisiones del SAT.

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Hasta la próxima.

IMSS lanza su buzón electrónico

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El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) dio a conocer los lineamientos para la operación del Buzón IMSS, mediante su publicación del pasado 5 de agosto en el Diario Oficial de la Federación (DOF), donde se especifica:

¿A quiénes aplica?

El Buzón IMSS va dirigido a los patrones, para los que constituirá un canal adicional para realizar trámites ante el instituto, ya que estos se podrán seguir gestionando de manera presencial en las 133 Subdelegaciones del IMSS.

Lineamientos

Durante su primera etapa de implementación, los usuarios podrán realizar de manera digital trámites y notificaciones en materia de:

  • Incorporación
  • Recaudación
  • Fiscalización

De igual forma, el instituto, por medio del buzón IMSS, realizará la notificación de cualquier acto, requerimiento o resolución administrativa que emita en documentos digitales e informará sobre aspectos de interés para los usuarios.

Vigencia

De acuerdo con los lineamientos que entraron en vigor al día siguiente de su publicación en el DOF, los sujetos implicados, según un proceso seguro que les conferirá certeza, deberán de habilitar su Buzón IMSS en un plazo máximo de 180 días, periodo que vence el próximo 1º de febrero de 2025.

Activación

Para tener acceso a la aplicación es necesario realizar la activación de este, para ello se deberá de ingresar a la siguiente liga:

Buzón IMSS

El acceso será mediante la e.firma del Servicio de Administración Tributaria (SAT) vigente, donde se indicará:

  • RFC
  • Certificado
  • Llave privada
  • Contraseña de la llave privada

Todos los datos anteriores son obligatorios.

Después se deberán de registrar y validar los medios de contacto, consistentes en indicar por lo menos 1 correo electrónico de 5 posibles como máximo, y 1 número celular.

En seguida, se deberán de firmar los términos y condiciones para el uso del mismo. Dicha firma se realiza con la misma FIEL.

Finalmente, quedará activado tu Buzón IMSS.

Contacto

El instituto (IMSS) habilitó el centro de contacto telefónico, para atender cualquier duda con el entorno antes señalado, siendo este el siguiente:

Teléfono: 800 623 2323
Opción: 5 y, nuevamente 5

El servicio estará disponible en un horario de lunes a viernes de 9 a 18 horas, tiempo del centro de México.

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Hasta la próxima.

Propuesta- 3 beneficios a la reforma de la ley del Infonavit

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Te queremos comentar, que hay una propuesta hecha por el presidente de la república al congreso, sobre tres beneficios a la reforma de la ley del Instituto del Fondo Nacional de Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) de ser aprobada beneficiara a los trabajadores.

En el artículo 47 de la ley del Infonavit, en el cual se indica que tipos de créditos se pueden otorgar a los trabajadores derechohabientes de dicho instituto, los cuales son:

a) En línea II, la adquisición en propiedad de habitaciones, financiadas o no por el Infonavit.
b) En línea III, construcción de vivienda.
c) En línea IV, reparación, ampliación o mejoras de habitaciones.
d) En línea V, al pago de pasivos adquiridos por cualquiera de los conceptos anteriores.

Desde el año pasado, comenzaron los cambios en el instituto, cuando el Consejo de Administración aprobó aplicar descuentos de hasta un 10% a los trabajadores que tuvieran cubierto por lo menos el 90% de su hipoteca, aplicar descuentos a los créditos que se consideraban impagables, cambio de créditos a Veces Salarios Mínimos (VSM) y concluir con los juicios masivos.

En el presente año, otra iniciativa que emprendió el Infonavit es la de Unamos Créditos, la cual permite a una familia juntar su subcuenta de vivienda (padres, hijos o hermanos, amigo, o con tu pareja, si no están casados), así obtener un crédito mayor para comprar una vivienda nueva o usada y tener un mejor hogar para el derechohabiente y su familia.

La propuesta principal de esta reforma es garantizar la libertad de elección de los trabajadores en utilizar su dinero para un destino de vivienda que sea de acuerdo con sus necesidades, estos son los tres beneficios que se propusieron:

  • La adquisición de terrenos destinados para vivienda financiados por el Infonavit
  • Proyectos de autoconstrucción de vivienda de un terreno propio, que posee el trabajador, Infonavit podría financiar.
  • Se le quitaría al Infonavit la limitante de financiar créditos subsecuentes.

Si, el Poder Legislativo aprueba la reforma, el Instituto contara con 120 días después de su publicación, para informar las reglas para la obtención de los créditos y las normas de la reforma.

Si tienes alguna duda con respecto a este blog, te invitamos a que nos contactes por medio del chat que aparece en nuestra página www.facturando.mx donde con gusto un asesor te atenderá.

Hasta la próxima.

Reforma para modificar la Modalidad 40 del IMSS

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El día 30 de septiembre de 2020 se presentó en la Gaceta Parlamentaria una nueva reforma para modificar el artículo 218 de la Ley del Seguro Social (LSS) la cual se refiere en modificar la Modalidad 40 para aquellos derechohabientes que pretendan obtener una pensión.

La modalidad 40 se refiere a que, si tu como trabajador, por algún motivo, dejas de cotizar para el Instituto Mexicano del Seguro social (IMSS), podrás inscribirte en el esquema denominado la Continuación Voluntaria al Régimen Obligatorio del seguro social (COVORO), esto significa que puedes seguir realizando tus aportaciones voluntarias para tener las semanas de cotización requeridas y así poder tener el derecho y en su caso, lograr un aumento en la pensión que recibirías al momento de retirarte.

La persona que se inscriba en la modalidad 40 podrá decidir el salario en el que desea cotizar, ya sea mayor o igual al registrado al momento de que se realizo la baja en el régimen obligatorio (terminación laboral) no pasando el límite superior que corresponde a 25 veces el salario mínimo o 25 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA) como se conoce.

De acuerdo con lo anterior, es aquí donde se propone la modificación de reforma a la modalidad 40, consistente en que en lugar de que el límite superior sea de 25 veces la UMA, ahora se pretende que el límite superior disminuya a 10 veces la UMA.

Ejemplo: si la UMA tiene un valor de $86.88 (al día de hoy) y lo más alto que se puede cotizar para el IMSS, como aportaciones voluntarias, es 25 veces la UMA, esto equivaldría a la cantidad de $2,172.00, ahora, para el caso de que se apruebe la propuesta de modificación mencionada, el límite de tope máximo sería de 10 veces la UMA el cual quedaría con un importe de $868.80, como vez si es un cambio considerable trayendo como consecuencia que ya no se podría obtener una buena pensión al momento de la jubilación.

Como punto final, nos gustaría agregar, que el día 13 de octubre de 2020 el presidente de la república y el secretario del Servicio de Administración Tributaria (SAT), en la conferencia mañanera, hicieron saber su opinión al respecto de este tema y es que ellos no van con esta propuesta.

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Hasta la próxima.