El SAT realizó cambios en la emisión de recibos de nómina

El SAT publicó cambios en los catálogos de nómina el 12/06/2026. Esta actualización debe revisarse con cuidado, porque puede afectar la forma en que se emiten algunos recibos de nómina y provocar errores de timbrado si el sistema no está actualizado.

Aunque el cambio parece pequeño, puede tener impacto en los sistemas de nómina, validadores, PAC y procesos internos de emisión. Por eso es importante que contadores, administradores y áreas de recursos humanos conozcan qué fue lo que cambió y cuándo entró en vigor.

¿Qué publicó el SAT?

La actualización corresponde a los catálogos del complemento de nómina, específicamente a los catálogos c_TipoPercepcion y c_TipoDeduccion.

En el catálogo c_TipoPercepcion se agregó la clave 057, relacionada con premios por concursos científicos, artísticos, literarios o premios otorgados por la Federación.

En el catálogo c_TipoDeduccion se agregaron las claves 114 y 115, que sirven para registrar ajustes relacionados con este tipo de premios, separando conceptos gravados y exentos.

Estas claves están vinculadas con el artículo 93, fracción XXIV de la Ley del ISR, donde se contemplan ciertos premios que pueden considerarse ingresos exentos cuando cumplen con los supuestos establecidos por la ley.

¿Por qué este cambio importa en los recibos de nómina?

El problema no es solamente conocer las nuevas claves. El verdadero riesgo aparece cuando el sistema de nómina no está actualizado y se intenta timbrar un recibo usando información que el PAC o el validador todavía no reconocen correctamente.

Esto puede provocar rechazos en el timbrado, errores en el XML, reprocesos o retrasos en la emisión de recibos. También puede generar confusión al clasificar conceptos gravados y exentos, especialmente cuando se trata de pagos poco comunes.

Para una empresa, corregir recibos después de cerrar un periodo de nómina puede ser más complicado que revisar los catálogos a tiempo.

¿Qué deben revisar las empresas?

Antes de emitir recibos relacionados con estos conceptos, conviene revisar tres puntos básicos:

  • Que el catálogo de percepciones ya incluya la clave 057.
  • Que el catálogo de deducciones ya incluya las claves 114 y 115.
  • Que el sistema de nómina y el PAC acepten la actualización publicada por el SAT.

También es recomendable hacer pruebas antes de emitir comprobantes reales, sobre todo si la empresa maneja pagos extraordinarios, premios, ajustes o conceptos especiales dentro de la nómina.

Una revisión previa puede evitar errores de timbrado y ahorrar tiempo al área contable.

¿Qué está haciendo Facturando?

En Facturando estamos trabajando para dar soporte a estos cambios y mantener nuestras herramientas alineadas con las actualizaciones publicadas por el SAT.

Este tipo de ajustes confirma la importancia de contar con soluciones que permitan revisar los XML, validar la información y trabajar con catálogos actualizados.

Conclusión fiscal

La actualización de los catálogos de nómina no debe verse como un simple cambio técnico. Cuando una clave nueva entra en vigor, el riesgo aparece si el sistema no la reconoce o si el concepto se registra de forma incorrecta.

La recomendación es revisar catálogos, validar el sistema de nómina, hacer pruebas de timbrado y conservar los XML correspondientes. En temas de nómina, anticiparse suele ser más sencillo que corregir comprobantes cuando el periodo ya fue cerrado.

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Publicamos contenido práctico para ayudarte a detectar cambios importantes antes de que se conviertan en errores fiscales.

Home office por lluvias: lo que las empresas deben preparar desde ahora

El home office por lluvias volvió a la conversación laboral en México porque el Congreso de la Ciudad de México aprobó una iniciativa, presentada por la diputada Leonor Gómez Otegui, para reformar la Ley Federal del Trabajo. La clave está en no adelantarse: todavía no es una obligación vigente, pero sí es una señal para revisar políticas internas.

Es importante mencionar que no aplica en todo el país, pero si avanza en el Congreso de la Unión y se publica en el DOF, podría tener alcance nacional.

¿Qué propone la iniciativa?

La propuesta plantea que, ante lluvias intensas u otros fenómenos naturales, pueda acordarse una modificación temporal de las condiciones de trabajo. Esto dependería de la naturaleza del puesto, la posibilidad real de trabajar a distancia y los acuerdos internos de cada empresa.

También busca reforzar la desconexión digital. Es decir, que el trabajador no esté obligado a atender llamadas, mensajes o correos fuera de su jornada, salvo casos de emergencia justificada.

¿Por qué importa para contadores y administradores?

Cuando una empresa manda a su personal a trabajar desde casa sin reglas claras, aparecen dudas prácticas: cómo registrar asistencia, cómo documentar la jornada, qué pasa con retardos, horas extra, descansos, herramientas de trabajo y comunicación fuera de horario.

El riesgo no está solo en permitir el home office. El problema aparece cuando no existe evidencia de cómo se autorizó, por cuánto tiempo, bajo qué condiciones y quién supervisó el cumplimiento de la jornada.

Lo que ya existe en materia de teletrabajo

México ya regula el teletrabajo en la Ley Federal del Trabajo. La regla general aplica cuando más del 40 % del tiempo laboral se realiza en el domicilio de la persona trabajadora o en otro lugar elegido por ella.

Además, la NOM-037-STPS-2023 establece condiciones de seguridad y salud para el teletrabajo. Por eso, si el trabajo remoto deja de ser ocasional y se vuelve recurrente, la empresa debe revisar con mayor detalle sus obligaciones.

¿Qué conviene preparar desde ahora?

Aunque la reforma no esté vigente, las empresas pueden avanzar con medidas preventivas:

  • Definir qué puestos pueden trabajar desde casa.
  • Crear criterios para activar home office por contingencia.
  • Documentar autorizaciones por escrito.
  • Establecer horarios, canales de comunicación y reglas de desconexión.
  • Revisar incidencias, permisos y horas extra.
  • Conservar evidencia laboral y fiscal relacionada con pagos y recibos.

Para el área contable, esta última parte es importante. Los recibos de nómina, contratos, CFDI y demás documentos deben estar ordenados.

Tecnología sí, pero con control

El home office puede ahorrar tiempo y reducir riesgos de traslado, pero necesita orden. Si la empresa emite comprobantes, paga nómina o administra documentos fiscales, conviene apoyarse en herramientas que reduzcan errores y faciliten la trazabilidad.

También puede usarse Facturador CFDI, una herramienta gratuita para emitir comprobantes con mayor control, organizar catálogos y reducir errores de captura en procesos administrativos.

Conclusión fiscal

El home office por lluvias aún no debe tratarse como una obligación federal vigente. Sin embargo, la iniciativa muestra hacia dónde puede avanzar la regulación laboral: más flexibilidad, más documentación y mayor respeto a la jornada.

Para empresas, contadores y administradores, la mejor respuesta es preventiva: revisar políticas internas, conservar evidencia y mantener ordenados los CFDI, recibos de nómina y documentos laborales antes de que el tema se convierta en una obligación formal.

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Resguardo Seguro de Información de Nómina: Evita Riesgos Legales

El resguardo adecuado de la información de nómina es clave para cumplir obligaciones legales y evitar sanciones. Descubre cómo implementarlo correctamente.
La información de nómina constituye uno de los activos más sensibles de cualquier empresa, no solo por contener datos personales, sino también porque su manejo está regulado estrictamente por diversas autoridades. Por ello, implementar prácticas adecuadas para su resguardo es indispensable para asegurar el cumplimiento normativo y evitar problemas legales.

¿En qué consiste el resguardo de información de nómina?
Consiste en almacenar, proteger y gestionar adecuadamente los datos relacionados con salarios, impuestos, deducciones, prestaciones, y otros detalles personales de empleados. Esto implica mantener la información accesible y segura durante los períodos requeridos por distintas autoridades como el Servicio de Administración Tributaria (SAT), el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), entre otras.

¿Cuándo aplica?
El resguardo aplica permanentemente mientras exista una relación laboral, pero también después de terminada esta, dado que la información puede ser requerida por las autoridades fiscales y laborales hasta cinco años posteriores a la terminación del ejercicio fiscal correspondiente.

Características principales del resguardo de información

  • Confidencialidad: Asegura que solo el personal autorizado accede a la información.
  • Integridad: Garantiza que los datos se mantengan inalterados y exactos.
  • Disponibilidad: La información debe estar accesible para auditorías o requerimientos legales.
  • Seguridad: Protección física y digital contra accesos no autorizados.

Criterios de resguardo según diferentes autoridades
El fundamento principal se encuentra en el Código Fiscal de la Federación (CFF), la Ley del Seguro Social (LSS), la Ley Federal del Trabajo (LFT), y diversas resoluciones fiscales.
Cumplir estas normativas es obligatorio y protege a las empresas contra multas o sanciones por incumplimiento.
Cada autoridad establece tiempos específicos de conservación.

  • SAT: Establece conservar comprobantes fiscales digitales (CFDI) de nómina, contratos, contabilidad electrónica, por al menos cinco años (CFF Art. 30) o hasta 10 si hay revisión.
  • IMSS: Exige conservar información relacionada con pagos, prestaciones y registros de inscripción durante al menos cinco años (LSS Art. 15).
  • STPS: Demanda mantener información laboral y salarial (contrato laboral, recibos de pago, listas de asistencia), hasta un año después de la terminación del vínculo laboral (LFT Art. 804).

Beneficios del resguardo adecuado

  • Evita multas y sanciones de las autoridades.
  • Facilita auditorías fiscales y laborales.
  • Previene pérdidas económicas por litigios laborales.
  • Mejora la organización interna y gestión documental.

Ventajas

  • Protección contra riesgos legales.
  • Mayor eficiencia administrativa.
  • Incremento en la confianza de empleados y autoridades.

Desventajas

  • Costos iniciales y de mantenimiento en tecnología y seguridad.
  • Necesidad constante de actualización legal y técnica.

Cumplir con las prácticas correctas de resguardo de información de nómina no solo es obligatorio, sino que también fortalece a las empresas en términos de seguridad jurídica y eficiencia operativa. ¡Invierte en resguardar adecuadamente la información y protege tu negocio!

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Hasta la próxima.

Percepciones, Deducciones y Otros pagos: Reporte vertical

En este artículo estaremos hablando todo acerca a la emisión del reporte de Percepciones, Deducciones y Otros pagos en su formato vertical, te explicaremos en que consiste y cuáles son las ventajas y desventajas de este.

¿Para qué sirve este reporte?
Es un reporte que es parte del programa que ofrecemos para la descarga masiva de archivos XML del servidor del SAT, este se encuentra dentro del módulo Nómina, que es donde están todos los reportes relacionados con los recibos de nómina.

Hemos creado este reporte con el objetivo que tú como usuario del programa puedas visualizar todas las percepciones, deducciones, otros pagos e incapacidades que se encuentran registrados en tus recibos de nómina, no importando que estos sean emitidos o recibidos.

Formato Vertical
Para este reporte, el detalle de los movimientos de nómina se muestra de forma vertical, es decir, por cada concepto, sea una percepción, deducción, otro pago o incapacidad, se adicionará un renglón, esto significa que el reporte crecerá de forma vertical.

Para mayor claridad hagamos un ejemplo: Si un recibo de nómina contiene 10 percepciones y 5 deducciones, en el reporte para desplegar estos conceptos, se irán adicionando renglones por cada una de ellas, es decir, se crearán 10 renglones, de los cuales, los 5 primero tendrán tanto deducciones como percepciones y los otros 5 renglones tendrán solamente las percepciones faltantes.

Secciones
En reporte está dividido en 4 secciones, en las cuales se agrupan, dependiendo de su tipo, cada uno de los movimientos contenidos en un recibo de nómina, dentro de estas tenemos:

  • Percepciones
  • Deducciones
  • Otros pagos
  • Incapacidades

A diferencia del formato horizontal, en el formato vertical, la definición de las columnas se hace una sola vez, las cuales explicaremos a continuación dependiendo de su tipo.

Percepciones
Para las percepciones se crearán 7 columnas, siendo estas las siguientes:

  • Patrón – clave de la percepción de acuerdo con la empresa o patrón
  • Descripción de la clave del patrón
  • SAT – clave de la percepción de acuerdo con el SAT
  • Descripción de la clave del SAT
  • Exento – importe exento de la percepción
  • Gravado – importe gravado de la percepción
  • Total – importe total de la percepción (Exento + Gravado)

Deducciones
Para las deducciones, de igual forma se crearán 7 columnas, siendo estas las siguientes:

  • Patrón – clave de la deducción de acuerdo con la empresa o patrón
  • Descripción de la clave del patrón
  • SAT – clave de la deducción de acuerdo con el SAT
  • Descripción de la clave del SAT
  • Exento – importe exento de la deducción
  • Gravado – importe gravado de la deducción
  • Total – importe total de la deducción (Exento + Gravado)

Otros pagos
En lo que respecta a otros pagos, las columnas que se crearán son las siguientes:

  • Patrón – clave del pago de acuerdo con la empresa o patrón
  • Descripción de la clave del patrón
  • SAT – clave del pago de acuerdo con el SAT
  • Descripción de la clave del SAT
  • Importe – importe del pago

Incapacidades
Para las incapacidades, las columnas que se crearán tenemos las siguientes:

  • SAT – clave de la incapacidad de acuerdo con el SAT
  • Descripción de la clave del SAT
  • Días de incapacidad
  • Importe – importe de la incapacidad

Una vez creadas las columnas, por una única vez, se irán adicionando en renglones los valores para cada uno de los movimientos de nómina, en su respectiva sección, dependiendo del tipo del que se trate.

Ventajas
Dentro de las ventajas que se tendrían al generar este reporte tenemos:

  • El desglose de los conceptos crece sin restricción de forma vertical, tanto como se pueda hacia abajo.
  • No se tiene limitante en cuanto a la cantidad de conceptos a desplegar, sean percepciones, deducciones, otros pagos o incapacidades, obtenidos de tus recibos de nómina.
  • La cantidad de columnas que se muestran en el reporte es fija.
  • El tiempo de generación puede tomar solo un par de segundos, no importando el tiempo y la cantidad de información.

Desventajas
Para el caso de las desventajas al generar el reporte vertical tenemos:

  • En un momento dado, no sería tan fácil identificar donde inicia y termina un recibo de nómina, ya que la cantidad de renglones que integran a un recibo dependerá de la cantidad de conceptos que este contenga.

Temas relacionados:

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Hasta la próxima.

Percepciones, Deducciones y Otros pagos: Reporte horizontal

En esta ocasión queremos explicar a detalle en que consiste y cuáles son las ventajas y desventajas al generar el reporte de Percepciones Deducciones en su formato horizontal

¿Qué es y para qué sirve este reporte?
Es un reporte que se encuentra dentro de la sección nómina del programa Descargar CFDI y lo hemos creado para que tú como usuario puedas tener en un solo reporte todas las percepciones, deducciones, otros pagos e incapacidades que se encuentran registrados en tus recibos de nómina, no importando que estos sean emitidos o recibidos.

Formato Horizontal
En lo que respecta a la emisión de este reporte, el detalle de los movimientos de nómina, sean percepciones, deducciones, otros pagos e incapacidades, se muestran uno a uno de forma horizontal, es decir, se irán adicionando columnas a la derecha.

Secciones
Para poder ejemplificar este reporte, es necesario saber que dentro de este existen una serie de secciones, en las cuales se agrupan, dependiendo de su tipo, cada uno de los movimientos contenidos en un recibo de nómina, dentro de estas tenemos:

  • Percepciones
  • Deducciones
  • Otros pagos
  • Incapacidades

Cada una de estas secciones se compone a su vez de un conjunto de columnas, las cuales explicaremos a continuación dependiendo de su tipo.

Percepciones
Para el caso de las percepciones, por cada una de ellas se crearán 7 columnas, siendo estas las siguientes:

  • Patrón – clave de la percepción de acuerdo con la empresa o patrón
  • Descripción de la clave del patrón
  • SAT – clave de la percepción de acuerdo con el SAT
  • Descripción de la clave del SAT
  • Exento – importe exento de la percepción
  • Gravado – importe gravado de la percepción
  • Total – importe total de la percepción (Exento + Gravado)

Deducciones
En lo que respecta a las deducciones, de igual forma se crearán 7 columnas por cada deducción, siendo estas las siguientes:

  • Patrón – clave de la deducción de acuerdo con la empresa o patrón
  • Descripción de la clave del patrón
  • SAT – clave de la deducción de acuerdo con el SAT
  • Descripción de la clave del SAT
  • Exento – importe exento de la deducción
  • Gravado – importe gravado de la deducción
  • Total – importe total de la deducción (Exento + Gravado)

Otros pagos
Para otros pagos, las columnas que se crearán por cada pago son las siguientes:

  • Patrón – clave del pago de acuerdo con la empresa o patrón
  • Descripción de la clave del patrón
  • SAT – clave del pago de acuerdo con el SAT
  • Descripción de la clave del SAT
  • Importe – importe del pago

Incapacidades
Para las incapacidades, las columnas que se crearán por cada incapacidad tenemos las siguientes:

  • SAT – clave de la incapacidad de acuerdo con el SAT
  • Descripción de la clave del SAT
  • Días de incapacidad
  • Importe – importe de la incapacidad

Ventajas
Dentro de las ventajas que se tendrían al generar este reporte tenemos:

  • Cada renglón del reporte corresponde a un recibo de nómina
  • Comúnmente a este reporte se le conoce como una sábana, ya que este crece de forma horizontal, tanto como se pueda hacia la derecha.
  • Se soporta un alto volumen de información:
    • 60 percepciones
    • 60 deducciones
    • 20 conceptos de otros pagos
  • En caso de requerir un volumen mayor, el sistema muestra una notificación y nosotros podemos modificarlo para este caso.

Desventajas
Para el caso de las desventajas al generar este reporte tenemos:

  • El tamaño, ya que se agregan tantas columnas como información exista.
  • En un caso extremo se pueden llegar a tener más de 1,000 columnas en la pantalla.
  • El tiempo de generación, en su caso más extremo, puede llevar alrededor de 10 segundos.

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Hasta la próxima.

Reporte de percepciones, deducciones y otros pagos

Como sabrás, nuestro programa para la descarga masiva de CFDIs (Descargar CFDI), además de permitirte descargar cualquier tipo de Comprobante Fiscal Digital, contiene un módulo especializado en la administración de los recibos de nómina que le emites a tus empleados.

Dicho módulo contiene una serie de reportes con los cuales podrás aprovechar toda la información contenida dentro de tus recibos de nómina.

A continuación, encontrarás una breve descripción de estos:

  • Percepciones y deducciones – el cual muestra a detalle el desglose de los conceptos incluidos en tus recibos de nómina, como son las percepciones, deducciones, otros pagos e incapacidades.
  • Acumulado de retenciones – muestra las retenciones (IMSS, ISR, Subsidio) aplicadas a tus empleados, acumuladas por mes – año
  • Acumulado por patrón – reporte acumulado por empleado y agrupado por registro patronal
  • Acumulado por concepto – muestra el acumulado por concepto de todos los movimientos de tus recibos de nómina
  • Acumulado por empleado – reporte que muestra el acumulado de percepciones, deducciones y otros pagos agrupados por empleado

En este artículo nos concentraremos en el primero de estos reportes, el de Percepciones, deducciones, otros pagos e incapacidades.

Este reporte es, tal vez, el más importante de todos, ya que te permite visualizar de forma detalla cada una de las percepciones, deducciones y otros pagos contenidos en tus recibos de nómina.

Hemos diseñado este reporte de tal forma que puede ser generado de dos formas totalmente diferentes:

El objetivo de hacerlo de esta forma es que tú, como usuario del programa, puedas visualizar la misma información desde diferentes puntos de vista que utilices, el que te sea más útil o el que más se acomode a tu forma de trabajar.

Como comentamos en el párrafo anterior, la información contenida en los dos reportes es la misma, lo que cambia es la forma en que se visualiza, por lo que te invitamos a dar clic en cada una de ellas para saber a detalle en qué consisten, sus diferencias, ventajas y desventajas.

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Hasta la próxima.

Cambios al subsidio al empleo

Como sabrás, en México, las personas que se encuentran en la economía formal y que perciben ingresos por sueldos y salarios, están obligados a pagar el Impuesto Sobre la Renta (ISR).

Son los patrones quienes deben de calcular el impuesto que tienen que pagar sus trabajadores, lo retienen y lo entregan al Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Pero empecemos por saber:

¿Qué es el subsidio al empleo?

El subsidio para el empleo es una ayuda que por ley debe pagar el patrón o el gobierno, a los trabajadores que perciben salarios bajos.

Antecedentes

El decreto del subsidio al empleo había permanecido sin cambios desde su publicación en el DOF del 11 de diciembre de 2013, y tenía como finalidad beneficiar a los trabajadores de bajos ingresos, reduciendo el impacto del impuesto sobre la renta (ISR) por sueldos y salarios, mediante el acreditamiento de este subsidio contra el impuesto determinado a su cargo.

El incremento paulatino del salario mínimo en los últimos años propició que la tabla utilizada para el otorgamiento del subsidio al empleo haya quedado superada.

Cambios

Derivado de lo anterior, por el decreto publicado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) el pasado 1 de mayo de 2024 en el Diario Oficial de la Federación (DOF), se elimina la tabla emitida en 2013 y la sustituye por un cálculo mediante cuota mensual, equivalente al 11.82% de la Unidad de Medida y Actualización (UMA) para los trabajadores cuyos ingresos mensuales base del ISR no excedan de MXN 9,081.00.

Los ingresos que son base gravable no incluyen conceptos como primas de antigüedad, retiro e indemnizaciones.

Valor de la UMA 2024 MXN 108.57

Cuota mensual del 11.82% de UMA 2024 MXN 390.00

En los casos donde el ISR del mes respectivo a cargo del trabajador sea menor al subsidio al empleo a otorgar, no dará lugar a que su remanente se aplique contra el impuesto generado posteriormente, ni se entregará cantidad alguna por concepto de este subsidio.

En resumen, con este cambio, el subsidio ya no depende del nivel de salario, sino que ahora es una cantidad fija.

Periodos distintos a un mes

Menor a un mes

Para determinar la cuota mensual, aplicable en pagos que se realicen por periodos menores a un mes, se podrá dividir la cuota mensual que resulta del 11.82% de la UMA entre 30.4 y multiplicar este resultado por el número de días del periodo de pago

Dos o más meses

Asimismo, si se realizan pagos por dos o más meses, se deberá calcular el monto mensual de la UMA multiplicado por 11.82%, y a su vez, por el número de meses que corresponda el pago.

En ambos casos, el importe de subsidio al empleado determinado no podrá exceder del importe mensual máximo que resulte de multiplicar el valor mensual de la UMA por 11.82%.

Si deseas ver la publicación del decreto en el Diario Oficial de la Federación (DOF) bastará con dar clic en la siguiente liga.

DOF Decreto Subsidio al empleo

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Hasta la próxima.

SAT uso del RFC genérico en nómina

Si eres un contribuyente, ya sea persona física o moral, obligado a emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) y debes emitir comprobantes a tus trabajadores por concepto de salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado o a contribuyentes asimilados a salarios, es importante que tengas en consideración, la información que te presentamos a continuación:

Nuevos requisitos
Con la entrada en vigor de la nueva versión del CFDI 4.0 con complemento de nómina, se incorpora la validación de nuevos requisitos que tienen que ver con la clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del receptor, como son:

  • El RFC debe estar en la lista de RFCs inscritos no cancelados del SAT.
  • La clave del RFC debe de ser válida y corresponder a una persona física efectivamente registrada en el SAT.

Pero:

¿Es posible usar el RFC genérico?
Existe una excepción a las reglas mencionadas en el párrafo anterior y la cual permite hacer uso del RFC genérico (XAXX010101000) en un recibo de nómina y es cuando el trabajador, colaborador o empleado, ya haya fallecido, en este caso, deberás usar el RFC genérico como RFC del receptor y deberá de quedar registrada la Clave Única de Registro de Población (CURP) del trabajador fallecido en el campo “CURP” del nodo Receptor del complemento de nómina.

Si deseas conocer el sustento de esto que te acabamos de compartir, te informamos que éste lo hemos obtenido de la guía de llenado que el SAT pone a disposición de todos los contribuyentes para el recibo de nómina 1.2 con el CFDI 4.0; puedes encontrarlo en la página 13 correspondiente a los datos que debe llevar el nodo receptor

En apoyo a todos nuestros lectores, ponemos a tu disposición la última versión disponible (08/03/2023) de la guía, la cual puedes descargar dando clic en el siguiente enlace:

Guía de llenado – Recibo de nómina 1.2 – CFDI 4.0

Hasta la próxima.

CFDI 4.0: ¿Cómo obtener todos los datos de mis empleados?

Como recordarás, uno de los cambios que trajo el CFDI versión 4.0, y tal vez el más importante a nivel operativo, es que para poder emitirlo es necesario indicar los datos del receptor (cliente, empleado, etc.) tal cual están registrados en el SAT, en caso de que no se haga, el comprobante no podrá ser generado.

El problema con este cambio es que la única forma de saber con exactitud como se encuentra un contribuyente registrado es a través de la constancia de situación fiscal y obtenerla se ha vuelto un dolor de cabeza para muchos contribuyentes, en especial a las personas que están en el régimen de sueldos y salarios.

Debido a lo anterior, la autoridad fiscal (SAT), ha otorgado una facilidad para que las personas o empresas que tienen empleados y emiten comprobantes por conceptos de:

  • Sueldos
  • Salarios
  • Y /o conceptos de asimilados

Pueden obtener los datos de sus empleados, sin la necesidad de pedírselos a estos; sino que, usando la propia página del SAT se puedan obtener los datos requeridos:

  • RFC
  • Nombre
  • Código postal

A continuación, encontrarás todo el detalle acerca de cómo realizar esta solicitud y obtener estos datos.

Requisitos
Esta facilidad se da a conocer a través de la Resolución Miscelánea para 2023, donde la información relacionada con los datos registrados para cada uno de tus trabajadores podrá ser solicitad por medio del Portal del SAT, siempre y cuando se cumpla con lo siguiente:

  • Que durante los últimos 12 meses el solicitante le haya efectuado pagos por conceptos de sueldos y salarios al trabajador
  • No aparecer en las listas de contribuyentes incumplidos a que se refiere el artículo 69 del Código Fiscal de la Federación (CFF), con excepción de la fracción VI relativo a la condonación de créditos
  • De igual forma, no aparecer publicado en la lista negra del SAT a lo que se refiere el segundo y cuarto párrafo del artículo 69-B del CFF (operaciones inexistentes)
  • Tener presentada la declaración anual correspondiente al ejercicio 2021

Archivo TXT
Para que puedas solicitar estos datos, deberás crear un archivo TXT con los RFCs de todo tu personal; éste archivo debe tener las siguientes características:

  • Sin tabuladores
  • Solo letras mayúsculas
  • El formato del archivo debe ser en Código Estándar Americano para Intercambio de Información (ASCII), y en caso de que se incluyan RFC con “Ñ” se debe guardar en el formato compatible (ANSI)
  • El nombre de dicho archivo será el RFC del solicitante
  • El archivo debe contener una sola columna con la Clave en el RFC del trabajador a 13 posiciones y sin espacios en blanco
  • La columna no deberá contener títulos o encabezados, ni tener registros vacíos (filas)

Es importante mencionar, que éste archivo TXT debes comprimirlo en formato ZIP y es este archivo el que realmente debes de indicar al momento de hacer la solicitud.

Solicitud de datos
Una vez cumpliendo con los requisitos, la forma de poder realizar la “Solicitud de datos en el RFC de asalariados” es mediante la realización de los siguientes pasos:

  1. Ingresar a la página del SAT (www.sat.gob.mx) ir al menú superior derecho “Contacto”, sección “Asistencia por Internet” opción “Portal personal Mi portal (Contribuyente)
  2. Capturar RFC y Contraseña e iniciar sesión
  3. Selecciona Servicios por Internet / Servicio o Solicitudes / Solicitud
  4. Completa el formulario de la solicitud; selecciona el trámite SOLICITUD DATOS TRABAJADORES; adjunta el listado con el total de RFC a validar en archivo de texto plano comprimido en .ZIP y envíalo
  5. Consulta la respuesta en Portal personal Mi portal, inicia sesión, captura el Número de folio de tu solicitud y da clic en buscar
  6. Selecciona el Folio y revisa las Notas y anexos, da clic en el icono del “clip” y descarga el archivo con los datos del RFC

Es importante mencionar, que el plazo máximo por parte de la autoridad (SAT) para dar respuesta a la solicitud de datos es de 10 días hábiles, siempre y cuando se hayan cumplido con los requisitos y de las condiciones, donde en el caso de ser procedente, se obtendrá junto con el acuse de respuesta los datos de inscripción al RFC de tus trabajadores, en caso contrario, cuando no se cumpla con los requisitos y condiciones, se emitirá un Acuse de respuesta que indicará el motivo por el cual no procedió la solicitud.

Si tuvieras alguna duda o aclaración con respecto al procedimiento para la solicitud de datos podrás solicitar apoyo en los canales oficiales de ayuda del SAT:

  • MarcaSAT de lunes a viernes de 8:00 a 18:30 hrs, excepto días inhábiles
  • Atención telefónica: desde cualquier parte del país 55 627 22 728 y para el exterior del país (+52) 55 627 22 728
  • Vía Chat: http://chat.sat.gob.mx
  • Oficina Virtual. Podrás acceder a este canal de atención al agendar tu cita en la siguiente liga: http://citas.sat.gob.mx/
  • Atención personal en las Oficinas del SAT ubicadas en diversas ciudades del país, como se establece en la siguiente liga:

https://www.sat.gob.mx/personas/directorio-nacional-de-modulos-de-servicios-tributarios

de lunes a jueves de 9:00 a 16:00 hrs., y viernes de 8:30 a 15:00 hrs., excepto días inhábiles

Artículos relacionados:

Hasta la próxima.

CFDI 4.0: Datos de los empleados – Comentarios

Como ya sabrás, la autoridad (SAT) abrió la posibilidad de obtener, con una sola petición, todos los datos fiscales de los empleados que son necesario para emitir un recibo de nómina con la nueva versión del CFDI 4.0

Hoy queremos compartir con todos ustedes, nuestros fieles lectores, los comentarios sobre el mismo:

Facilidad
Es de aplaudir que la autoridad haya puesto a disposición de los contribuyentes esta opción; la verdad es que es de gran ayuda, solo esperemos que la respuesta de la solicitud sea rápida y funcione adecuadamente, ya que como hemos documentado en otras ocasiones, que herramientas como el Validador de RFCs, en algunos casos, no responden correctamente:

Tiempo
Como recordarás, el CFDI 4.0 tiene más de 1 año que fue liberado como estándar y es una lástima que hasta ahora la autoridad ofrezca esta facilidad, consideramos hubiera sido de gran ayuda que esta opción hubiera estado disponible desde el inicio, posiblemente se hubiera acelerado el proceso de adopción de esta nueva versión.

Clientes
La facilidad otorgada por el SAT solo aplica para obtener los datos de los empleados y aunque es una excelente opción, la realidad es que se queda corta, ya que las empresas también requerimos los datos de nuestros clientes con el objetivo de poder curar o inicializar nuestras bases de datos.

No sabemos si el SAT vaya a ofrecer esta opción a futuro, pero por el momento a las empresas no les queda otra opción que pedir la constancia a sus clientes o usar una solución como la que ofrecemos para obtener y validar los datos de sus clientes:

Operación diaria
Como ya hemos comentado, esta es una buena opción para inicializar o curar las bases de datos que ya tienen las empresas de las personas que trabajan con ellos, el problema es en el día con día, cuando se quiera timbrar un recibo de nómina y no se pueda porque un dato cambió; esto va a generar todo un proceso administrativo manual para poder obtener el dato correcto y poder timbrar el recibo.

Mas adelanta damos algunas recomendaciones al respecto.

Proceso manual
Como podrás observar el proceso es totalmente manual, debes entrar al SAT, hacer la solicitud y esperar un tiempo para obtener respuesta; tal vez, el SAT no quiso crear algo automático ya que su objetivo es ayudar a las empresas a inicializar sus bases de datos.

A futuro
Este es otro punto que nos llama la atención:

  • ¿Qué va a pasar con esta facilidad?
  • ¿Por cuánto tiempo va a estar disponible esta facilidad?
  • La solicitud, ¿Dejará de ser manual y se podrá realizar de forma automática?
  • ¿Funcionará para clientes?

La realidad es que no lo sabemos y solo el tiempo lo dirá, pero creemos que sí continuará durante un buen tiempo, ya que es un proceso que ayuda y mucho, y aunque también es cierto que tiene mucho margen de mejora, creemos que fue un acierto por parte de la autoridad el haberlo sacado.

Recomendaciones
Además de recomendaciones obvias y ya conocidas, como la de solicitar la constancia al empleado, queremos compartir con ustedes otra serie de opciones que les puede ser útil

Revisiones periódicas

  • En este caso, la idea es que se esté llevando a cabo este proceso de forma periódica (mensual, semana, quincenal, etc.) para poder comparar la información retornada por el SAT con la que tenemos registrada en las bases de datos.
  • Aunque no es el proceso ideal, por lo menos ayuda a disminuir la probabilidad de que no se timbren los recibos de nómina.

Clientes

  • Para el caso de los datos de los clientes, la idea es seguir solicitando las constancias de situación fiscal.

Automatizar el proceso

  • Si lo que buscas es automatizar esta tarea y evitar problemas con el timbrado de tus CFDIs (recibos de nómina, facturas, recibos de pago, etc.) puedes hacer uso de algún servicio de terceros que te de esta funcionalidad.
  • Validar RFC es un servicio web con el cual podrás incluir dentro de tu sistema la validación y obtención de los datos, necesario para el CFDI 4.0, de tus clientes y empleados.

Hasta aquí nuestros comentarios, déjanos saber qué piensas acerca de este nuevo proceso.

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Hasta la próxima.